Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste perus­tuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekis­te­röi­ty­jen infor­moin­ti­vel­voit­tee­seen (GDPR:n artiklat 12–14), GDPR:n artiklan 30 mukai­seen rekis­te­rin­pi­tä­jän vel­voit­tee­seen yllä­pi­tää selos­tetta vas­tuul­laan ole­vista käsit­te­ly­toi­mista sekä GDPR:ää täy­den­tä­vän kan­sal­li­sen tie­to­suo­ja­lain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tie­to­suo­ja­se­loste on lisäksi pyritty laa­ti­maan saa­vu­tet­ta­vaksi EU:n ns. saa­vu­tet­ta­vuus­di­rek­tii­vin ja sitä täy­den­tä­vän kan­sal­li­sen digi­pal­ve­lu­lain vaa­ti­muk­siin poh­jau­tuen (Euroopan par­la­men­tin ja neu­vos­ton direk­tiivi (2016/2102) jul­ki­sen sek­to­rin elin­ten verk­ko­si­vus­to­jen ja mobii­li­so­vel­lus­ten saa­vu­tet­ta­vuu­desta (2016/2102); Laki digi­taa­lis­ten pal­ve­lu­jen tar­joa­mi­sesta (306/2019)).

 

1 Rekisterin nimi

VLK

 

2 Rekisterinpitäjä

Nimi:

Valtakunnallinen las­ten ja nuor­ten kun­tou­tus ry

Yhteystiedot:

VLK:n puheen­joh­taja Salla Sipari

VLK:n sih­teeri Nea Vänskä

Sähköposti: posti@vlkuntoutus.fi

Yhteystiedot rekis­te­rin käyt­tö­tar­koi­tusta kos­ke­vissa kysy­myk­sissä: posti@vlkuntoutus.fi

 

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsit­te­lyn tarkoitus:

VLK-henkilörekisterin ja sen sisäl­tä­mien hen­ki­lö­tie­to­jen käyt­tö­tar­koi­tus on yllä­pi­tää nimi­lis­taa niistä hen­ki­löistä, jotka vapaa­eh­toi­sesti ilmoit­tau­tu­vat osal­lis­tu­jaksi VLK yhdis­tyk­sen toi­min­taan ja halua­vat vas­taa­not­taa VLK:n tie­dot­teita säh­kö­pos­tilla. Henkilöt voi­vat jät­tää pyyn­nön tie­to­jensa lisää­mi­sestä VLK-rekisteriin otta­malla yhteyttä VLkuntoutus.fi- sivus­tolla ”Ota yhteyttä” ‑lomak­keella tai lait­ta­vat säh­kö­pos­tia osoit­tee­seen posti@vlkuntoutus.fi tai hal­li­tuk­sen jäsenille.

 

Henkilörekisterin tar­koi­tuk­sena on myös vas­taa­not­taa ilmoit­tau­tu­mi­sia VLK:n tapah­tu­miin. Nimilistalle ja tapah­tu­miin ilmoit­tau­tu­mi­sen yhtey­dessä osal­lis­tu­vilta kerä­tään osal­lis­tu­jien nimi, s‑postiosoite, orga­ni­saa­tio, ammat­ti­ni­mike. Lisäksi tapah­tu­maan osal­lis­tuja voi ilmoit­taa mah­dol­li­set aller­giat ja ruo­ka­va­liot tar­joi­lui­den jär­jes­tä­mistä varten.

 

Henkilötietojen käsit­te­lyn oikeusperuste:

VLK-henkilörekisterin ole­vien hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­tely perus­tuu rekis­te­röi­dyltä saa­tuun suos­tu­muk­seen.

 

4 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

VLK-henkilörekisterin tie­to­jen käsit­te­lyn oikeus­pe­ruste ei ole ”oikeu­tettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

 

5 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

 VLK-henkilörekisterin rekis­te­röi­tyjä ovat nimi­lis­talle ja/tai tapah­tu­maan ilmoit­tau­tu­neet osallistujat.

VLK-henkilörekisteriin tal­len­ne­taan seu­raa­via henkilötietoja:

 

Perus- ja yhteystiedot

• etunimi(t), suku­nimi, sähköpostiosoite
• ammat­ti­ni­mike ja organisaatio
• mah­dol­li­set eri­tyis­ruo­ka­va­liot ja aller­giat tar­joi­luja varten

 

6 Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekis­te­röi­dyltä itseltään.

 

7 Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

VLK-henkilörekisterissä ole­via tie­toja käsi­tel­lään elo­ma­keoh­jel­mis­tolla tai muulla vas­taa­valla ohjel­malla. Tiedot tal­len­ne­taan sul­je­tulle teams-verkkoasemalle ja/tai muulle sul­je­tulle ja sala­tulle verk­koa­se­malle, jossa tie­dot ovat avat­ta­vissa vain VLK:n hal­li­tuk­seen kuu­lu­van jäse­nen toimesta.

 

8 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

VLK-henkilörekisterin sisäl­tä­miin hen­ki­lö­tie­toi­hin anne­taan tar­peen vaa­tiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. tek­ni­sen vian kor­jaus­ti­lan­teessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huol­ta­jalle) seu­raa­vaksi lue­tel­ta­vissa jär­jes­tel­missä. Kaikki käy­tet­tä­vät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toi­mit­ta­jat (yri­tyk­set nii­den takana) ovat tul­kit­ta­vissa hen­ki­lö­tie­to­jen vas­taa­not­ta­jiksi ja sään­nön­mu­kai­sen luo­vu­tuk­sen saa­jaksi rekis­te­rin taholta.

 

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

 VLK-henkilörekisterin sisäl­tä­miä hen­ki­lö­tie­toja ei siir­retä EU:n tai ETA:n ulko­puo­lelle tai kan­sain­vä­li­siin järjestöihin.

 

10 Henkilötietojen säilyttämisaika

VLK-henkilörekisteriin kerä­tyt ja rekis­te­rin pii­rissä käsi­tel­tä­vät hen­ki­lö­tie­dot säi­ly­te­tään rekis­te­rissä kun­nes hen­kilö ilmoit­taa halua­vansa pois­taa tie­tonsa VLK:n säh­kö­pos­ti­lis­talta tai tapah­tu­maan tai muu­hun VLK:hon liit­tyvä toi­minta (kuten palaut­teen kerää­mi­nen tai todis­tus­ten lähet­tä­mi­nen) on lop­pu­nut. Kaikki kerätty hen­ki­lö­tieto tuho­taan tämän jälkeen.

 

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekis­te­rin­pi­tä­jältä vah­vis­tus siitä, käsi­tel­läänkö häntä kos­ke­via hen­ki­lö­tie­toja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekis­te­röi­tyä itse­ään kos­ke­viin hen­ki­lö­tie­toi­hin sekä oikeus tar­kas­taa rekis­te­riin tal­len­ne­tut itse­ään kos­ke­vat tie­dot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuk­sien toteut­ta­mis­pyyn­töön on tietosuoja-asetuksen mukai­sesti rekis­te­rin­pi­tä­jän annet­tava vas­taus kuu­kau­den kulut­tua pyyn­nön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tar­kas­taa, mitä häntä kos­ke­via tie­toja hen­ki­lö­tie­to­re­kis­te­riin on tal­len­nettu. Rekisteröity voi tehdä tie­to­pyyn­nön lait­ta­malla säh­kö­pos­tia rekis­te­rin yhteyshenkilölle.

 

Rekisterin yhteys­hen­kilö:

Nimi: Nea Vänskä

Tehtävä: VLK:n sihteeri

Sähköposti: posti@vlkuntoutus.fi

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus sii­hen, että rekis­te­rin­pi­täjä rajoit­taa käsit­te­lyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekis­te­röity kiis­tää hen­ki­lö­tie­tonsa paik­kan­sa­pi­tä­vyy­den (oikeus tie­to­jen oikai­se­mi­seen), jol­loin käsit­te­lyä rajoi­te­taan ajaksi, jonka kuluessa rekis­te­rin­pi­täjä voi var­mis­taa tie­to­jen paikkansapitävyyden;
• käsit­tely on lain­vas­taista ja rekis­te­röity vas­tus­taa hen­ki­lö­tie­to­jensa pois­ta­mista ja vaa­tii sen sijaan nii­den käy­tön rajoittamista;
• rekis­te­rin­pi­täjä ei enää tar­vitse kysei­siä hen­ki­lö­tie­toja käsit­te­lyn tar­koi­tuk­siin, mutta rekis­te­röity tar­vit­see niitä oikeu­del­li­sen vaa­teen laa­ti­mi­seksi, esit­tä­mi­seksi tai puolustamiseksi.

 

Kyseinen VLK- hen­ki­lö­tie­to­re­kis­te­rin tie­to­jen oikai­su­pyyntö tai käsit­te­lyn rajoit­ta­mis­pyyntö voi­daan tehdä otta­malla yhteyttä rekis­te­rin yhteyshenkilöön.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä kos­ke­vat hen­ki­lö­tie­dot pois­tet­tua rekis­te­ristä ilman aihee­tonta vii­vy­tystä edel­lyt­täen, että jokin seu­raa­vista täyttyy:

• hen­ki­lö­tie­toja ei enää tar­vita nii­hin tar­koi­tuk­siin, joita var­ten ne kerät­tiin tai joita var­ten niitä muu­toin käsiteltiin;
• rekis­te­röity peruut­taa suos­tu­muk­sen, johon käsit­tely on perus­tu­nut, eikä käsit­te­lyyn ole muuta lail­lista perustetta;
• hen­ki­lö­tie­toja on käsi­telty lain­vas­tai­sesti; tai
• hen­ki­lö­tie­dot on pois­tet­tava unio­nin oikeu­teen tai kan­sal­li­sen lain­sää­dän­töön perus­tu­van laki­sää­tei­sen vel­voit­teen noudattamiseksi.

Kyseinen VLK-henkilötietorekisteriin koh­dis­tu­van tie­to­jen pois­to­pyyntö voi­daan tehdä toi­mit­ta­malla pyyntö edellä mai­ni­tulle rekis­te­rin yhteyshenkilölle.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla jou­tu­matta sel­lai­sen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mai­ni­tun hen­ki­lö­tie­to­jen tie­to­tur­va­poik­kea­man koh­teeksi, joka perus­tuu rekis­te­ris­te­rin­pi­tä­jän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden lai­min­lyö­mi­seen, tai rekis­te­rin­pi­tä­jän käyt­tä­män hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­li­jän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden lai­min­lyö­mi­seen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla infor­moi­duksi ilman tar­pee­tonta vii­vy­tystä, jos hen­ki­lö­tie­to­jen tie­to­tur­va­louk­kaus toden­nä­köi­sesti aiheut­taa kor­kean ris­kin luon­nol­lis­ten hen­ki­löi­den oikeuk­sille ja vapauksille.

 

12 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

 EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukai­sesti rekis­te­röi­dyllä on oikeus vas­tus­taa, hen­ki­lö­koh­tai­seen eri­tyi­seen tilan­tee­seensa liit­ty­vällä perus­teella, häntä kos­ke­vien hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä, joka perus­tuu 6 artiklan 1 koh­dan e ala­koh­taan (käsit­tely on tar­peen yleistä etua kos­ke­van teh­tä­vän suo­rit­ta­mi­seksi tai rekis­te­rin­pi­tä­jälle kuu­lu­van jul­ki­sen val­lan käyt­tä­mi­seksi), kuten näi­hin sään­nök­siin perus­tu­vaa pro­fi­loin­tia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsi­tellä hen­ki­lö­tie­toja, paitsi jos rekis­te­rin­pi­täjä voi osoit­taa, että käsit­te­lyyn on ole­massa huo­mat­ta­van tär­keä ja perus­teltu syy, joka syr­jäyt­tää rekis­te­röi­dyn edut, oikeu­det ja vapau­det tai jos se on tar­peen oikeus­vaa­teen laa­ti­mi­seksi, esit­tä­mi­seksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn vas­tus­ta­mis­pyyntö voi­daan tehdä toi­mit­ta­malla pyyntö rekis­te­rin yhteyshenkilölle.

 

13 Oikeus peruuttaa suostumus

 Mikäli hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­tely perus­tuu rekis­te­röi­dyn anta­maan suos­tu­muk­seen, on rekis­te­röi­dyllä oikeus peruut­taa käsit­te­lyyn anta­mansa suos­tu­mus mil­loin tahansa tämän vai­kut­ta­matta suos­tu­muk­sen perus­teella ennen tätä suo­ri­te­tun käsit­te­lyn lainmukaisuuteen.

VLK:ssa kerät­tä­vien hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyyn liit­tyvä suos­tu­muk­sen peruut­ta­mi­nen (peruut­ta­mis­pyyntö) voi­daan tehdä toi­mit­ta­malla pyyntö rekis­te­rin yhteyshenkilölle.

 

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä vali­tus val­von­ta­vi­ran­omai­selle, jos rekis­te­röity kat­soo, että häntä kos­ke­vien hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyssä riko­taan sovel­tu­vaa tietosuojasääntelyä.

 

Kansallinen val­von­ta­vi­ran­omai­nen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toi­misto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toi­misto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs

00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800

00521 Helsinki

 

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Faksi: + 358 9 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

15 Rekisterin suojauksen periaatteet

 Yleinen kuvaus tek­ni­sistä ja orga­ni­sa­to­ri­sista tur­va­toi­mista, joilla rekis­te­röi­ty­jen hen­ki­lö­tie­toja ja rekis­te­reitä VLK:ssa pyri­tään suojaamaan:

• Rekisterinpitäjän(VLK:n) hal­li­tuk­sen jäse­net ovat sitou­tu­neet nou­dat­ta­maan vai­tio­lo­vel­vol­li­suutta ja pitä­mään salassa hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn yhtey­dessä saa­mansa tiedot.
• Järjestelmätoimittajat (hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­li­jät, jotka toi­mi­vat VLK-rekisterinpitäjän lukuun) hoi­ta­vat rekis­te­rin ja sii­hen liit­ty­vien tie­to­jen säi­ly­tyk­sen hyvän tie­to­jen­kä­sit­te­ly­ta­van mukai­sesti ja nou­dat­ta­vat ehdo­tonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
• Rekisterinpitäjän (VLK:n) hen­ki­lö­re­kis­te­rin tie­to­tur­val­li­suus sekä hen­ki­lö­tie­to­jen luot­ta­muk­sel­li­suus var­mis­te­taan tar­koi­tuk­sen­mu­kai­sin tek­ni­sin ja hal­lin­nol­li­sin toi­men­pi­tein hyvän tie­to­jen­kä­sit­te­ly­ta­van mukaisesti.
• Rekisterinpitäjä (VLK) on rajan­nut käyt­tö­oi­keu­det ja ‑val­tuu­det tie­to­jär­jes­tel­miin, työ­vä­li­nei­siin ja mui­hin tal­len­nusa­lus­toi­hin siten, että tie­toja pää­se­vät tar­kas­te­le­maan ja käsit­te­le­mään ainoas­taan työ­teh­tä­viensä tai muun toi­men­ku­vansa vuoksi nii­den käsit­te­lyn kan­nalta tar­peel­li­set henkilöt.
• Henkilötietoja sisäl­tä­vän jär­jes­tel­män käyt­töön ovat oikeu­tet­tuja vain ne VLK:n jäse­net ja toi­mi­jat, joilla on VLK:n toi­min­nan kan­nalta tarve käsi­tellä henkilötietoja.
• Jokainen työvälineen/järjestelmän käyt­täjä tun­nis­tau­tuu jär­jes­tel­mään hen­ki­lö­koh­tai­silla tun­nuk­sil­laan, jotka anne­taan käyt­tö­oi­keu­den myön­tä­mi­sen yhtey­dessä. Käyttöoikeus päät­tyy hen­ki­lön siir­tyessä pois niistä teh­tä­vistä, joita var­ten käyt­tö­oi­keus on hänelle VLK:ssa myönnetty.
• Tiedot kerä­tään tie­to­kan­toi­hin, jotka ovat suo­jattu loo­gi­sesti ja fyysisesti.
• Tietokannat ja nii­den var­muus­ko­piot sijait­se­vat luki­tuissa tiloissa ja tie­toi­hin pää­se­vät käsiksi vain tie­tyt ennalta nime­tyt henkilöt.

 

16 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

VLK-henkilörekisterin ja sen sisäl­tä­mien tie­to­jen käsit­tely suh­teessa sii­hen, onko tie­to­jen anta­mi­nen laki­sää­tei­nen, sopi­muk­seen perus­tuva tai sopi­muk­sen teke­mi­sen edel­lyt­tämä vaa­ti­mus sekä onko rekis­te­röi­dyn pakko toi­mit­taa hen­ki­lö­tie­dot ja tie­to­jen anta­matta jät­tä­mi­sen seu­rauk­set. Rekisterikohtaisesti on myös sel­vi­tetty, mistä hen­ki­lö­tie­dot on saatu.

• VLK-henkilörekisteri on vapaa­eh­toi­seen liit­ty­mi­seen perus­tuva hen­ki­lö­re­kis­teri, jonka avulla hal­li­taan VLK yhdis­tyk­sen toi­min­taa, vies­tin­tää, tapah­tu­mia ja palveluita.
•  VLK-henkilörekisteriin ei kenen­kään ole pakko ryhtyä.
• Rekisteriin tal­len­ne­tut hen­ki­lö­tie­dot on saatu läh­tö­koh­tai­sesti rekis­te­röi­dyltä itseltään.

 

17 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

VLK-henkilörekisterin ja sen sisäl­tä­miä tie­toja ei käy­tetä auto­maat­ti­seen pää­tök­sen­te­koon eikä profilointiin.

 

18 VLK:n verkkosivut ja evästeet

VLK käyt­tää eväs­teitä ja muita saman­kal­tai­sia tek­no­lo­gioita verk­ko­si­vuil­laan. Niitä käy­te­tään tilas­tol­li­siin tar­koi­tuk­siin kuten verk­ko­si­vu­jen käyttäjämäärätilastoihin.

VLK käyt­tää kol­man­sien osa­puo­lien verk­ko­työ­ka­luja ana­ly­soi­dak­seen verk­ko­si­vu­jensa toi­mi­vuutta. Ne tal­len­ta­vat ano­nyy­mia tie­toa kävi­jöistä. Voit estää eväs­tei­den aset­ta­mi­sen, rajoit­taa eväs­tei­den käyt­töä tai pois­taa eväs­teet selai­mel­tasi. Evästeiden käy­tön rajoit­ta­mi­nen saat­taa vai­kut­taa verk­ko­si­vu­jen käytettävyyteen.